Richtlijn digitale foto's en documenten

Door foto's, afbeeldingen en documenten digitaal op te slaan zijn ze beter te beheren en is het eenvoudig ze aan anderen ter beschikking te stellen. Deze richtlijn geeft aan welke digitale formaten en resoluties de voorkeur hebben.

Digitale foto's, afbeeldingen en documenten kunnen met behulp van computers worden opgeslagen en gecatalogi­seerd. Hierdoor zijn ze niet alleen beter te beheren, maar het is ook eenvoudig om kopieën te maken en om ze in docu­menten (zoals genealo­gische rapporten) op te nemen of ze op een website te tonen.

Deze richtlijn heeft tot doel om uit de technische mogelijkheden een keuze te maken die past bij het vastleggen van genealo­gische gegevens.

Bronnen

Bestaande (analoge) foto's, afbeeldingen en documenten op papier worden gedigitaliseerd door middel van een scanner. Het omzetten naar een digitaal bestand noemt men (in)scan­nen. Ook negatieven en kleurendia's kunnen worden ingeschand. Digitale camera's leveren, uiteraard, rechtstreeks digitale beelden. Van schilderijen en grote tekeningen worden meestal foto's gemaakt.

In alle gevallen is het zaak om de juiste keuze te maken van de manier waarop het digitale beeld wordt opge­slagen. Een juiste keuze geeft een optimale balans tussen de kwaliteit van het beeld en de grootte van het digitale bestand, en is afhankelijk van het soort document / de foto en wat men er mee wil. Een pasfoto bijvoor­beeld, hoeft een persoon niet levensgroot af te beelden, maar dient als identificatie. Een klein formaat, zoals 3 bij 4 cm is voldoende. Een landkaart daaren­tegen bevat meestal details die men ook in de digitale vorm nog wil kunnen zien. Voldoende scherpte van de een-op-een afbeelding is daarom in dit geval een vereiste.

Technische levensduur

Ook de technische levensduur van de methode van vastleggen is, vooral bij genealo­gische gegevens, van belang. Er moeten immers na jaren nog hulp­middelen (computers, lees- en afdruk­program­ma's) aanwezig zijn om de digitale foto's en docu­menten te kunnen bekijken. Hoewel de technische ver­nieuw­ingen zeer snel gaan, is het waar­schijnlijk dat, gezien de omvang van het huidige bestand aan foto's en docu­menten wereld­wijd, onder­staan­de keuzes de komende tien­tallen jaren bruik­baar zullen zijn.

Categorieën

Twee categorieën worden onderscheiden:

Foto's

Voor foto's is als codering / compressiemethode / bestandstype aanbevolen: PNG of JPG met compressiekwaliteit 85 % / hoog. De aanbevolen resolutie is 300 dpi (dots per inch), de minimum resolutie is 150 dpi. De kleurdiepte is minimaal 24-bits.

Iedere moderne computer kan PNG en JPG bestanden lezen en meestal ook maken. Van een onderwerp kunnen meerdere foto's bestaan, bijvoorbeeld de voor- en achterzijde van een bidprentje.

Hieronder zijn gegevens van enkele specifieke afmetingen vermeld.

Documenten

Voor documenten is het documenttype PDF, het Portable Data Format aanbevolen. Om deze documenten te kunnen bekijken heeft u het programma Adobe Reader (lezer) nodig. Deze software kunt u gratis downloaden van www.adobe.com/nl (Nederlands) of www.adobe.com. Er zijn meerdere programma's verkrijgbaar om PDF-bestanden te produceren.

Voor ingescande foto's en documenten gelden de resoluties zoals vermeld bij Foto's.

Bestandsnaam en beschrijving

Een foto of document zonder beschrijving en identificatie van de bron heeft weinig waarde in de genea­logie. Juist een beschrijving — wie staat er op, hoe oud is de persoon, wanneer, waar en door wie is de foto gemaakt, ter gelegen­heid waarvan... — maakt een foto interessant. En ook van een document, van kranten­artikel tot doop­register, is het van belang de datum te weten en van welke bron het afkom­stig is.

Voor een eenvoudige beschrijving kan gebruik worden gemaakt van de bestands­naam. De mogelijk­heden in de naam zijn echter beperkt vanwege de restricties in de te gebruiken tekens (niet toegestaan zijn bv. ? \ / : " en *) en de lengte van de bestands­naam.

Het is ook mogelijk om een beschrijving in de eigen­schappen van foto's en docu­menten te zetten. Deze informatie is echter niet zo goed toegankelijk en is afhankelijk van het programma waarmee de foto of het document wordt bekeken. Ook verdwijnt de informatie soms bij bewerken van het bestand. Deze methode wordt daarom afgeraden.

Een andere mogelijkheid is een tekstbestand te creëren van het type TXT. Dit is mogelijk met ieder eenvoudig tekst­program­ma (in Windows, kies Notepad). Geef als bestands­naam dezelfde naam als de foto of het document dat beschreven wordt. Afgera­den wordt om bestan­den gemaakt met specifieke program­ma's te gebruiken (bv. Word­Perfect, Word, Power­Point). Ze zijn slechts lees­baar met behulp van deze niet-algemeen beschik­bare program­ma's of speciale viewers (lezers).

Zet datums bij voorkeur in het internationale formaat JJJJ-MM-DD (jaar, maand, dag). Als de datum aan het begin van de bestands­naam staat is de sorteer­volgorde auto­matisch chrono­logisch.

Hier volgen enkele voorbeelden.